Nieuwe patiënt e-mail, afspraakbevestigingse-mail en afspraakannuleringse-mail instellen

1. Ga naar Configureren - Automatische afspraakherinneringen.

2. Klik op ‘Volgende’ om het 'Automatische e-mails’ scherm te openen.

3. Voor de meeste opties in het ‘Automatische e-mails’ scherm moet u een e-mailsjabloon selecteren. Zie ook E-mailsjabloon bewerken/maken.
   

   • Nieuwe patiënt e-mail: Dit is meestal een welkomst e-mail. Deze e-mail kan nuttige informatie bevatten zoals spreekuren, een kaart en verdere informatie over de praktijk. Deze e-mail wordt verstuurd zodra de nieuw patiëntenkaart is aangemaakt. (Let op: deze e-mail kan geen afspraakgegevens bevatten want de afspraaksamenvoegvelden zullen niet worden ingevuld.)

   • Afspraakbevestiging: Een e-mail om een boeking te bevestigen.

   • Afspraakannulering: Een e-mail om een boeking te annuleren. (Let op: deze wordt alleen verstuurd als de patiënt een afspraakbevestiging heeft ontvangen.)

   • Vertraag versturen van afspraake-mail: U kunt het versturen van een afspraakbevestiging vertragen. Dit voorkomt dat meerdere afspraakbevestigingen worden verstuurd, bijvoorbeeld bij het verplaatsen of bewerken van de afspraak tijdens het boeken. Standaard staat de vertraging ingesteld op 10 minuten en het is te aanpassen tot een maximum van 99 minuten.

   • Waarschuw voor het versturen: Dit is een prompt voor receptie met de vraag of de e-mail kan worden verstuurd. Als u op ‘Annuleren’ klikt, moet u handmatig de e-mail versturen als u deze later nog wilt versturen.

   • Voeg iCal afspraakinformatie toe: Dit is een alarm dat de patiënt in hun eigen agenda kan toevoegen. U kunt een iCal-afspraakalarm instellen (standaard staat dit op 60 minuten).

   • E-mailhandtekening: Dit is een manier om een standaard voettekst met behulp van een sjabloon aan handmatige e-mails toe te voegen. Dit sjabloon wordt bij alle handmatige e-mails binnen de praktijk toegevoegd.

4. Klik op ‘Volgende’ en daarna op ‘Voltooien’ om de wijzigingen op te slaan.