Dubbele patiëntenkaarten met online afspraken

Als iemand als nieuwe patiënt boekt, dan wordt er een nieuwe patiëntenkaart aangemaakt. Er is de mogelijkheid dat deze persoon al een patiëntenkaart bij uw praktijk heeft. Het systeem controleert daarom op overeenkomsten zodra er een nieuwe patiëntenkaart wordt aangemaakt. Evolution controleert op de volgende voorwaarden:

1. De voor- en geslachtsnaam komen overeen.

2. Het geslacht en de geboortedatum komen overeen en minstens 1 van de volgende criteria komen overeen:

   • E-mailadres.

   • Telefoonnummer.

   • Geslachtsnaam.

Het mobiele nummer hoeft niet noodzakelijk overeen te komen.

Als er aan de voorwaarden wordt voldaan, dan wordt de waarschuwing voor dubbele records weergegeven op het online afspraken tabblad en worden de overeenkomende gegevens met rode tekst weergegeven.

Dubbele patiëntenkaart vaststellen en samenvoegen

1. Open het online afspraken tabblad.

2. Selecteer de desbetreffende patiënt met de waarschuwing.

   

3. Klik op ‘Duplicaten’.

   

4. Op het ‘Kopieer patiënten’ scherm kunt u de gegevens van de nieuwe en mogelijke bestaande patiënt zien. Gegevens die overeenkomen zijn met rood aangegeven.

   

5. Klik op ‘Samenvoegen’ als het dezelfde patiënt betreft of klik op ‘Doorgaan’ als het niet dezelfde patiënt is.

6. Klik op ‘OK’.

   

7. Klik vervolgens op ‘Ja’.

   

8. Het samenvoegen doet het volgende:

   1. De patiëntenkaarten samenvoegen.

   2. De afspraak aan de bestaande patiëntenkaart koppelen en de afspraak bewaren op het online afspraken tabblad.

   3. De nieuwe patiëntenkaart verwijderen.

   4. Een pop-up opmerking toevoegen aan de bestaande patiëntenkaart. Deze opmerking bevat alle details die niet succesvol konden worden samengevoegd op de patiëntenkaart, zodat u deze indien nodig handmatig kunt updaten.

9. Check de pop-up opmerking en controleer of het samenvoegen goed is verlopen.

Wanneer u patiëntenkaarten samenvoegt via ‘duplicaten’ op het online afspraken tabblad, dan wordt de nieuwe patiëntenkaart verwijderd. Als u patiëntenkaarten samenvoegt via de samenvoeg-knop op de patiëntenkaart, dan wordt de patiëntenkaart niet verwijdert en moet u deze inactief maken. (Zie ook Patiëntenkaarten samenvoegen.)